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张家界会议住宿

来源:湖南张家界旅游 | 作者:本站 | 编辑:www.zjjrx.com | 访问次数:
[1]
    住宿问题是会议策划人员必须处理的一项重要工作,或许可以说,它是会议策划者最重要的职责之一。通常,这项工作应该在会议召开前完成,有时甚至在会议结束后也会有一些问题需要处理。根据出席人数和会议具体要求不同,住宿问题可能很简单也可能很复杂。住宿问题涉及的范围很广,其中包括酒店客房部人员、会议服务经理和与会者,但负有最终责任的还是会议策划者。
会议住宿安排:
    (一)安排方式:
    对于会议住宿,最简单的方法是由与会者自己安排住宿,但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间,如果不事先保留房间,会产生下列问题: 
1.遇到旺季,饭店可能将房间卖出,这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。
2.与会者可能拿不到优惠价格,因为个人无法有讲价的能力。
3.会场租金可能较高(如会场也在饭店),通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。
    (二)住宿程序:一旦预订的房间决定后,会议主办方需决定选用哪种基本住宿程序:
1.告诉饭店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。
2.告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。
3.经由我公司(张家界银河会议会展公司)代为处理。
4.经由主办单位的住宿组人员负责。
    (三)预定会议住宿的方式:会议期间可能需要大量的房间,这些都必须事先预订,否则会造成住宿方面的问题,特别是遇到旺季,可能找不到房间可以住,在此针对会议住宿的方式分别作说明。
订房卡:
    如果会议需要住宿的人数不多的话,可以直接向饭店或会议中心索取订房卡,是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房。这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制,在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误,通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认,另外也可以注明有任何税金或服务费。另外还有一点也很重要,就是强调订房截止日,以鼓励与会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。
住宿单:
    住宿单通常使用在小型会议,由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人,要求他填写陪同人员名字,希望哪种房间,抵达与离开日期,将表格资料填在住宿单中给饭店,并告诉饭店收款方式,内容包括:
1.注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。
2.注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。
3.房间只保留到抵达日的下午6时,还是由邀请单位全权负责。
4.要求饭店在寄上确认信前,先由邀请单位核对后再分别寄给他们。
一旦房数被确定后,我公司(张家界银河会议会展公司)会提供你一份饭店资料,让你参考与选择,然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。如果可能,最好实际去看一下使用饭店房间的设备,这不但有助于你房价的讲价,同时提出一些与会者可能会问的问题,请饭店人员答复,同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。
3.什么时限内未使用的房间转到一般预约中。
    在决定特别预订前,可能需要不同表格,对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日,对于贵宾(VIPs)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。工作人员房间预订和免费房间:在一般与会者住宿安排开始前,先分派好工作人员住宿和免费房间。一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员,包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间,由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等)。工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格,来降低主办单位的成本。最好注明他们的身分,因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾(VIPs)特别礼遇(如送水果、小礼物等),你可能也希望将确认函直接给你,由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。
    (四)住宿表格的内容:
住宿表格通常由主办单位印制,但准备表格前先确认有关作业原则,例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料,一般标准表格包括下列内容:
1.主办单位名称。                        
2.会议名称。
3.会议日期。
4.会议地点。
5.收件截止日期。
6.确认函回信地址。
7.各饭店的房价。
8.税金明细。
9.饭店的地理位置图。
10.注明项目:
(1)选择饭店偏好。
(2)哪种类型房间。
(3)订房人名字。
(4)抵达日期时间。
(5)离开日期。
11.注明订金支付。
12.注明有关取消和更改处理方法。
13.注明什么时候由谁寄发确认函。
14.注明接受或不接受电话询问和预订。
15.如果接受信用卡注明哪种信用卡、号码、到期日和签字。
16.填写名字、地址、电话以便寄确认函。
17.为了避免误解,如果在表格中没有注明房间类型时,最好提供住宿资料。
(1)单人房:一个人住,一张床。
(2)二人房:两个人住,一张床。
(3)双人房:两个人住,二张床。
    (五)作业程序:
    住宿安排是相当复杂与耗时间的工作,记录有关各类房间的存量,回答各种问题,解决个人住宿问题以及将住房报告转给饭店与我公司(张家界银河会议会展公司),所有作业程序务必尽量快速与准确。 
    场地视察:如果决定自行处理住宿,则工作人员一定要对于使用饭店的设备特别了解,要带领负责住宿的工作人员到饭店,由各饭店业务人员一一介绍,以便到时候回答与会者的问题。
    确认:通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间,有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格,而是由饭店直接寄发确认函。最好收到住宿资料时立即寄发收到通知,因为有些饭店比较晚才寄发确认函。为了减少不必要的电话,最好注明在收到住宿表格后多少天内回复。
住宿报告:住宿报告是在一段时间内各饭店订房情形的摘要,在报告中显示总计预订多少间饭店、每个饭店多少房间、多少间房间已经被订、还有多少间没有被订、多久才提供一次住宿报告。所提供的名单可按照与会者名字、单位、到达日期或地理位置排列。大会结束后,我公司会提供一份完整的各饭店住宿报告,也可要求各饭店提供他们的住宿报告相互对照,看看有多少人临时取消以及有哪些人最后才直接向完成房间预订。一旦决定了使用的饭店,饭店订房表格和住宿作业单会寄给各饭店。
    会议住宿的协议书中详细记载了价格和房间类型,为了使作业有效率,饭店给的价格要确定,而不是在某个价格范围之间。很多饭店不熟悉主办单位的作业方式,因此附上详细说明给饭店,这样饭店就能知道,所有订房和取消还是要转回来。取消订房可以重新分配,尽量使订房保持原来预订的。只有主办单位有权接受订房,如果饭店也接受订房会造成重复现象。
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